EU-Hosting mit Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Mandantentrennung, rollenbasierter Zugriff, ein Audit-Log über drei Jahre und Datenschutzkontrollen für Kandidaten – dokumentiert hier und in unserem veröffentlichten AVV, damit IT und Rechtsabteilung prüfen können, ohne erst nachfragen zu müssen.
Neun Maßnahmen, die Sie an IT, Rechtsabteilung oder Datenschutzbeauftragte weitergeben können. Ist eine Maßnahme zugleich eine Produktfunktion, führt die Karte zur Seite, die sie im Detail zeigt.
Gehostet in der EU, verschlüsselt bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand. Jeder Kunde ist ein eigener Mandant – jede Abfrage bleibt auf Ihr Unternehmen beschränkt –, und Zugangsdaten von Integrationen wie Slack-Tokens oder Schlüssel von Dienstkonten werden auf Feldebene verschlüsselt gespeichert.
Jeder Nutzer aktiviert den zweiten Faktor für seine eigene Anmeldung: einen zeitbasierten Code aus Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder einer anderen Authenticator-App – oder einen Einmalcode per E-Mail. Beim Aktivieren der App werden zehn einmalig nutzbare Wiederherstellungscodes erzeugt, und der geheime Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Ob ein Code versendet, akzeptiert oder abgelehnt wurde oder zur Sperre führte: Alles steht im Audit-Log.
Sechs Rollen – Super-Admin, Admin, Hiring Manager, Recruiter, Bewerter, Assistent – und dazu Zugriff je Stelle. Hiring Manager und Bewerter sehen nur die Stellen und Kandidaten, die ihnen zugewiesen sind.
Jetzt ansehen: Rollenbasierter ZugriffAnmeldungen, Änderungen an Kandidaten und Pipeline, Exporte, Änderungen an Berechtigungen und Einstellungen, E-Mails, Integrationen und Abrechnungsvorgänge werden mit handelnder Person, IP-Adresse und Schweregrad protokolliert. Admins filtern und suchen im Dashboard; Exporte als CSV oder XLSX erfordern einen Einmalcode per E-Mail und werden selbst protokolliert.
Aufbewahrungsfristen stehen nicht nur in einer Richtlinie – das Produkt setzt sie selbst durch: Ein nächtlicher Lauf löscht Videoantworten je nach Abonnement nach 60, 90 oder 365 Tagen, und für Kandidatendaten gilt der KVKK-Zeitplan mit vorläufiger Löschung.
Jeder Kandidat, den Sie selbst hinzufügen oder importieren, erhält einen Datenschutzhinweis mit persönlicher Datenschutzseite. Ein Klick genügt für den Widerspruch, und der Datensatz wird sofort anonymisiert; wer nach 30 Tagen noch nicht informiert wurde, wird Ihnen angezeigt. Unser AVV und die Liste der Unterauftragsverarbeiter sind veröffentlicht – Sie müssen nicht erst danach fragen.
Jetzt ansehen: Datenschutz für KandidatenAdmins legen fest, welche Kandidatenfelder als sensibel gelten – standardmäßig Kontaktdaten, Gehaltsvorstellung, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse und Notendurchschnitt. Bewerter und Assistenten bekommen sie nie zu sehen. Die Einwilligung in den Talentpool wird im Bewerbungsformular eingeholt, wo Sie sie verlangen.
Jetzt ansehen: Sensible Felder & EinwilligungJe Stelle einschaltbar: Bewerter sehen Bewerbungen ohne Name, Foto und Geschlecht, bis die Identität bewusst aufgedeckt wird – und jede Aufdeckung steht im Audit-Log.
Jetzt ansehen: Anonymisierte BewerbungFordern Sie von einem Kandidaten ein offizielles Dokument an, prüfen Sie es und halten Sie das Ergebnis fest. Führungszeugnisse und Gesundheitsdokumente werden nur gespeichert, wenn der Kandidat beim Hochladen ausdrücklich einwilligt; andernfalls bleibt nur das Prüfergebnis erhalten, und eine Datei kann nie zur Pflicht gemacht werden. Andere Dokumente, die der Kandidat anhängt, liegen in einem privaten Speicher, sind nur für berechtigte Nutzer sichtbar und werden an dem Datum gelöscht, das für den jeweiligen Eintrag festgelegt ist. Welche Rechtsgrundlage gilt, gibt immer eine namentlich benannte Person an, und keine automatische Prüfung verschiebt einen Kandidaten oder sagt ihm ab.
Der Ausstieg ist ein dokumentierter Ablauf, keine Verhandlungssache: Auf Anfrage exportieren wir Ihren gesamten Mandanten – Stellen, Kandidaten, Notizen, Bewertungsbögen, Angebote, Audit-Einträge – als JSON mit Dateiverzeichnis. Was sich in welchem Format exportieren lässt, steht im Datenexport-Register.
Jetzt ansehen: Datenmitnahme & AusstiegDie Maßnahmen oben, geordnet nach den Fragen, die eine Datenschutzprüfung tatsächlich stellt.
AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter, SLA und Datenschutzhinweise sind veröffentlicht und versioniert. Schicken Sie Ihrer Rechtsabteilung einfach die Links, statt auf ein PDF zu warten.
Ändert sich ein Unterauftragsverarbeiter, erhält der Datenschutzkontakt jedes aktiven Kunden 30 Tage im Voraus eine E-Mail – so, wie es der AVV vorsieht.
Das Bewerbungsformular wählt den passenden Datenschutzhinweis nach dem Standort der Stelle und trägt Ihre rechtlichen Angaben ein. Kandidaten bekommen ihre eigene Datenschutzseite, Sie die fertig veröffentlichten Unterlagen.
Bei Stellen in der EU, im Vereinigten Königreich oder im EWR erscheint der DSGVO-Datenschutzhinweis automatisch im Bewerbungsformular.
Bei Stellen in der Türkei wird der Informationstext nach KVKK (aydınlatma metni) für Sie erstellt.
Bei Stellen in den USA erscheint der CCPA-Hinweis mit Ihrer Firmierung und Ihrem Kontakt im Bewerbungsformular.
Schicken Sie Ihren Lieferantenfragebogen oder die Prüfung eines Drittanbieters an unseren Vertrieb. Wir beantworten ihn schriftlich – samt AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter, Datenexport-Register und Infrastrukturübersicht.
Schreiben Sie an unser Sicherheitspostfach und beschreiben Sie, wie sich das Problem nachstellen lässt. Wir bestätigen den Eingang, halten Sie während der Behebung auf dem Laufenden und nennen Sie namentlich, wenn Sie das möchten.
Kurze Antworten auf typische Punkte aus Fragebögen.
Das Bewerbungsformular von Hireall wählt den passenden Datenschutzhinweis nach dem Standort der Stelle – DSGVO für EU, Vereinigtes Königreich und EWR, KVKK für die Türkei, CCPA für die USA – und trägt Ihre Firmierung und Kontaktdaten ein. Jeder Kandidat erhält eine persönliche Datenschutzseite und kann mit einem Klick widersprechen; die Einwilligung in den Talentpool wird mit Zeitstempel erfasst. Der AVV von Hireall, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und das Datenexport-Register stehen auf den Rechtsseiten, und Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern kündigen wir 30 Tage im Voraus an.
Ja. Hireall protokolliert Anmeldungen, Änderungen an Kandidaten und Pipeline, Exporte, Änderungen an Berechtigungen und Einstellungen, E-Mails, Integrationen und Abrechnungsvorgänge in einem Audit-Log – mit handelnder Person, IP-Adresse und Schweregrad. Die Einträge werden drei Jahre aufbewahrt und danach planmäßig gelöscht. Admins filtern und durchsuchen das Log im Dashboard; der Export als CSV oder XLSX ist in Tarifen verfügbar, die ihn enthalten, und erfordert einen Einmalcode per E-Mail.
Ja. Senden Sie den Fragebogen oder die Prüfung an sales@hireall.com oder nutzen Sie das Kontaktformular für den Vertrieb. Hireall antwortet schriftlich und legt den AVV, die Liste der Unterauftragsverarbeiter, das Datenexport-Register und eine Infrastrukturübersicht bei – zu Hosting, Verschlüsselung, Mandantentrennung, Zugriffskontrolle und Aufbewahrung.
Die Daten werden in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) gehostet und sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. KI-Funktionen nutzen Unterauftragsverarbeiter; an welchem Ort diese jeweils Daten verarbeiten, ist in der Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Welcher Rechtsordnung die Infrastruktur unterliegt und wie wir Daten vor unrechtmäßigem staatlichem Zugriff schützen, steht im Datenexport-Register. Bei weiteren Fragen zum Speicherort schreiben Sie an sales@hireall.com oder nutzen Sie das Kontaktformular für den Vertrieb.
Kandidaten können auf ihrer persönlichen Datenschutzseite widersprechen; der Datensatz wird dann sofort anonymisiert. Was Sie in Hireall löschen, wird sofort ausgeblendet und 30 Tage später durch einen zeitgesteuerten Löschlauf endgültig gelöscht. Länger bleiben nur Datensätze erhalten, die wegen einer gesetzlichen Pflicht oder eines laufenden Rechtsstreits benötigt werden – und nur zu diesem Zweck. Die Löschfristen hängen von der Datenart ab: Audit-Einträge nach drei Jahren, Videoantworten je nach Abonnement nach 60, 90 oder 365 Tagen, abgeschlossene Dokumentenprüfungen nach eigenem Zeitplan, Sicherheitslogs nach 12 Monaten. Jede Löschung wird im Audit-Log vermerkt. Anwendungslogs enthalten Datensatz-IDs, aber keine Namen oder Kontaktdaten.
Schicken Sie uns Ihren Lieferantenfragebogen – wir beantworten ihn samt AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Infrastrukturübersicht.
Erzählen Sie uns von Ihren offenen Stellen und Ihrer Teamgröße – wir zeigen Ihnen, wie Hireall in Ihren Recruiting-Prozess passt und welcher Tarif der richtige ist.
Vertrieb kontaktieren Abrechnung pro Unternehmen, nicht pro Nutzer