Kandidaten sehen, was Sie speichern – und können widersprechen.
Jeder Kandidat aus dem Sourcing erhält einen Datenschutzhinweis und eine persönliche Seite: welche Daten Sie speichern, warum und wie sie sich löschen lassen. Einwilligungen werden dort erfasst, wo sie entstehen, sensible Fragen sind gekennzeichnet, und Dateien werden nach Plan von selbst gelöscht.
Was enthalten ist Datenschutz, der von selbst läuft – keine Checkliste für einmal im Jahr.
Sechs Bausteine, jeder an den Moment gekoppelt, in dem die Daten erhoben werden.
Ein Hinweis bei jeder Quelle
Ob Sie jemanden manuell anlegen, einen Lebenslauf auslesen oder eine Tabelle importieren: Die Person erhält einen Datenschutzhinweis mit persönlichem Link. Niemand landet unangekündigt im Talentpool.
Die eigene Seite des Kandidaten
Welche Daten Sie speichern und warum – in klaren Worten, über einen Link ohne Anmeldung. Ein Klick genügt, um zu widersprechen, und der Datensatz wird sofort anonymisiert.
Einwilligung, wo sie entsteht
Das Bewerbungsformular fragt, ob das Profil für künftige Stellen gespeichert werden darf. Antwort und Zeitstempel stehen in der Bewerbung.
Rechtstexte auf Ihrer Karriereseite
Datenschutzhinweise, länderspezifische Informationstexte und Nutzungsvereinbarungen erscheinen unter Ihrer Subdomain und sind in den Bewerbungsformularen verlinkt. Der KVKK-Aufklärungstext betrifft Einstellungen in der Türkei.
Dateien mit Ablaufdatum
Videoantworten werden am Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht, Prüfdokumente nach Ablauf ihrer eigenen Frist. Das Ergebnis bleibt, die Datei nicht.
Jeder Zugriff protokolliert
Aufgedeckte Identitäten, Exporte und Löschungen landen mit Nutzer und Uhrzeit im Audit-Log. Filtern, exportieren, fertig.
Erhebung Einwilligungen liegen bei den Daten – nicht in einer Schublade.
Für jeden Kontaktpunkt gibt es eine eigene Vorkehrung: eine Checkbox im Bewerbungsformular, ein Hinweis beim Import, eine Sperre für sensible Fragen, eine Rechtsgrundlage vor jeder Dokumentenanfrage. So müssen Sie Einwilligungen nie nachträglich rekonstruieren.
Lebenszyklus Daten kommen mit einem Zweck und gehen nach Plan.
Für einen Zweck erhoben, nur für die Rollen sichtbar, die sie brauchen, nach Fristende bereinigt und weg, sobald der Kandidat es verlangt. Jeder Schritt hinterlässt einen Eintrag im Audit-Log.
Wo es darauf ankommt Drei Teams, die die Datenschutzfrage nicht mehr fürchten.
Passives Sourcing, Campus-Talentpools und regulierte Branchen haben jeweils ihre eigene Datenschutzfalle.
Menschen, die sich nie beworben haben
Sie haben diese Menschen auf einer Veranstaltung getroffen oder auf LinkedIn gefunden. Sie sollten erfahren, dass sie in Ihrem System gespeichert sind.
- Hinweis, sobald sie angelegt werden
- Persönliche Seite ohne Anmeldung
- Widerspruch ohne Support-Anfrage
Talentpools, die die Saison überdauern
Hunderte Bewerbungen aus einem Absolventenjahrgang. Einige Talente möchten Sie fürs nächste Jahr behalten – aber nur die, die eingewilligt haben.
- Einwilligungs-Checkbox im Bewerbungsformular
- Talentpool nach Einwilligung filtern
- Videoantworten nach Fristablauf gelöscht
Wenn die Rechtsabteilung fragt, wer das gesehen hat
Finanzwesen, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor: Die Antwort muss eine Liste sein, keine Erinnerung.
- Rechtsgrundlage bei jeder Dokumentenanfrage
- Aufdeckungen und Exporte im Audit-Log
- Löschtermine direkt am Datensatz
Was Rechts- und Personalabteilungen zuerst fragen
So geht Hireall mit Kandidatendaten um.
Bewerberdatenschutz und Einwilligung in der Recruiting-Software Hireall sind die Funktionen, die Kandidaten zeigen, welche Daten ein Unternehmen über sie speichert, und ihnen den Widerspruch ermöglichen. Alle per Sourcing gefundenen oder importierten Kandidaten erhalten einen Datenschutzhinweis mit einer persönlichen Seite ohne Anmeldung; ein Widerspruch anonymisiert den Datensatz sofort; die Einwilligung in den Talentpool wird im Bewerbungsformular erfasst; Videoantworten und Prüfdokumente werden gelöscht, wenn ihre Aufbewahrungsfrist endet.
Nein. Der Datenschutzhinweis enthält einen persönlichen, tokenbasierten Link, der ihre Seite direkt öffnet. Dort sehen sie, welche Daten gespeichert sind und warum, und können die Löschung beantragen.
Der Datensatz wird sofort anonymisiert: Identifizierende Felder werden entfernt, Widerspruch und Zeitpunkt protokolliert. Der Verlauf bleibt an einem anonymen Datensatz erhalten, damit Ihre Berichte weiterhin stimmen.
Videoantworten und Dokumente aus Hintergrundprüfungen werden automatisch gelöscht, wenn ihre Aufbewahrungsfrist endet. Kandidatendatensätze werden zunächst nur als gelöscht markiert (Soft Delete); unternehmensweite Löschfristen für komplette Profile sind derzeit nicht automatisiert.
Das Bewerbungsformular fragt, ob der Kandidat für künftige Stellen gespeichert werden möchte. Antwort und Zeitstempel werden in der Bewerbung abgelegt und lassen sich im Talentpool als Filter nutzen.
In der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1), verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand. KI-Funktionen nutzen Unterauftragsverarbeiter; an welchem Ort diese jeweils Daten verarbeiten, ist in der Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Ein an der DSGVO und der türkischen KVKK ausgerichteter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf unserer Rechtsseite veröffentlicht; eine Übersicht der Infrastruktur finden Sie in unserer Sicherheitsübersicht.
Zeigen Sie der Rechtsabteilung die echte Seite statt einer Richtlinie.
In einer 30-minütigen Demo gehen wir die Datenschutzseite für Kandidaten, die Erfassung von Einwilligungen und das Audit-Log durch. Wenn Sie möchten, bringen Sie Ihre eigenen Rechtstexte mit.
Sprechen Sie mit unserem Team
Erzählen Sie uns von Ihren offenen Stellen und Ihrer Teamgröße – wir zeigen Ihnen, wie Hireall in Ihren Recruiting-Prozess passt und welcher Tarif der richtige ist.
Vertrieb kontaktieren Abrechnung pro Unternehmen, nicht pro Nutzer