Regel einmal anlegen – die Pipeline führt sie jedes Mal aus.
Sie bauen Automatisierungen so, wie Sie sie aussprechen würden: Wenn das passiert und der Kandidat diese Merkmale hat, dann geschieht dies – sonst etwas anderes. Hireall wendet die Regel auf jede Bewerbung an, wartet, wenn Sie es so festlegen, und hält genau fest, was ausgeführt wurde.
Was sich automatisieren lässt Routinearbeit im Recruiting – erledigt, während Sie schlafen.
Automatisierungen hängen an Ihren Pipeline-Phasen: Jede Regel gehört zu einem echten Schritt in einer echten Stelle, statt in einem separaten Workflow-Tool zu verschwinden.
Drei Auslöser
Eine Regel startet bei einer neuen Bewerbung, wenn Sie jemanden in eine Phase verschieben oder wenn ein Test abgeschlossen ist. Wählen Sie den Moment, der zu der Arbeit passt, die Sie immer wieder erledigen.
Bedingungen als Filter
Antworten auf Vorauswahlfragen, AI Fit Score, Universität, Studiengang, Notendurchschnitt, Stadt, Land und mehr. Kombinieren Sie sie mit „alle müssen erfüllt sein“ oder „mindestens eine muss erfüllt sein“ – oder lassen Sie sie weg und behandeln Sie alle gleich.
Fünf Aktionen
In eine Phase verschieben, eine E-Mail aus Ihren Vorlagen senden, eine interne Notiz hinzufügen, einen AI Fit Score berechnen oder ein Angebot zur Freigabe entwerfen. Jede Aktion läuft sofort oder nach einer Verzögerung, die Sie festlegen.
Sofort oder verzögert
Jede Aktion hat ihr eigenes Timing – sofort, ein paar Stunden später oder ein paar Tage später. Verketten Sie mehrere, und aus einer Regel wird eine kleine Sequenz.
Ein Versandfenster
Verzögerte Schritte, die um 03:00 Uhr oder an einem Sonntag fällig wären, warten auf das nächste freie Zeitfenster – an den Tagen und zu den Uhrzeiten, die Sie wählen, in Ortszeit. Sofortige Schritte laufen weiterhin direkt.
Ein Protokoll für jede Ausführung
Ausgeführt, übersprungen oder fehlgeschlagen – immer mit Grund. Wenn eine Regel nichts tut, sehen Sie, warum, statt zu raten.
Absagen mit Begründung
Hinterlegen Sie zu jeder Absage einen Grund und lassen Sie die Absage-E-Mail mit einer Verzögerung Ihrer Wahl verschicken – so bekommt niemand sofort eine Absage, und niemand wird vergessen.
Bausteine Drei Blöcke. Jede Regel, die Sie je schreiben, besteht daraus.
Das sind die Optionen, die der Editor heute tatsächlich bietet – keine Wunschliste.
Etwas passiert
- Ein Kandidat bewirbt sich
- Sie verschieben jemanden in die Phase
- Ein Test ist abgeschlossen
Auf den Kandidaten trifft zu
- Antwort auf Vorauswahlfrage
- AI Fit Score
- Universität
- Studiengang
- Notendurchschnitt
- Stadt
- Land
- Sprache
ist gleich · ist eines von · größer als · kleiner als. Kombinierbar mit „alle müssen erfüllt sein“ oder „mindestens eine muss erfüllt sein“. Ohne Bedingung gilt die Regel für alle.
Das passiert, jetzt oder später
- In eine Phase verschieben
- E-Mail-Vorlage senden
- Interne Notiz hinzufügen
- AI Fit Score berechnen
- Angebot zur Freigabe entwerfen
Jede Aktion läuft sofort oder nach Stunden oder Tagen. Fügen Sie einen Sonst-Zweig für alle hinzu, die nicht passen.
Regel-Editor Wenn dies, dann das – und ein Sonst-Zweig für alle, die nicht passen.
Eine Regel besteht aus drei Blöcken. Der Auslöser bestimmt, wann sie läuft. Die Bedingungen bestimmen, für wen – Antworten auf Vorauswahlfragen, AI Fit Score oder Profilfelder wie Universität und Stadt, verglichen mit „ist gleich“, „ist eines von“, „größer als“ oder „kleiner als“. Die Aktionen bestimmen, was passiert, in der Reihenfolge, in der Sie sie anlegen. Mit einem Sonst-Zweig bekommen Kandidaten, die die Bedingung nicht erfüllen, einen eigenen Ablauf, statt in der Schwebe zu bleiben: Passende Bewerbende wandern ins Interview, alle anderen mit einer Notiz nach „In Prüfung“.
Zeitsteuerung Erst eine Regel, die warten kann, ist im Alltag brauchbar.
Nicht alles soll in dem Moment passieren, in dem ein Kandidat in einer Phase landet. Geben Sie jeder Aktion eine Verzögerung von Stunden oder Tagen – dann kommt sie in eine Warteschlange, statt sofort auszulösen. Verzögerte Schritte halten sich an ein Versandfenster: Ein Schritt, der um 3 Uhr nachts oder am Wochenende fällig wäre, wird auf die nächste Stunde innerhalb der Arbeitszeit verschoben. Und wenn der Kandidat inzwischen in eine andere Phase wechselt, eingestellt wird oder eine Absage erhält, wird der wartende Schritt storniert, statt in eine Situation zu laufen, die es nicht mehr gibt.
Schutzmechanismen Automatisierungen, die Sie ohne Bauchschmerzen im Team weitergeben.
Jede Ausführung hinterlässt einen Eintrag: welche Regel, welcher Kandidat, welche Aktion und ob sie ausgeführt, übersprungen oder fehlgeschlagen ist – mit dem Grund in verständlichen Worten. Eine Kette reicht höchstens zehn Schritte tief, sodass sich keine Regel in einer Schleife selbst auslösen kann. Wird eine Vorlage gelöscht oder ist eine Funktion nicht mehr verfügbar, wird der Schritt übersprungen und protokolliert, statt unbemerkt zu scheitern. Testen Sie eine neue Regel an einem Kandidaten, lesen Sie das Protokoll und geben Sie sie dann für die ganze Pipeline frei.
Wo Sie Stunden zurückgewinnen Die Arbeit, die in keiner Stellenbeschreibung steht.
Eingang bestätigen, nachhaken, weiterleiten, Rückmeldung geben – Aufgaben, die still und leise eine ganze Recruiting-Woche fressen.
Hunderte Bewerbungen sortieren
Bewerten, filtern und zuordnen schon beim Eingang – die Shortlist entsteht, bevor jemand die Liste öffnet.
- AI Fit Score bei Bewerbungseingang berechnet
- Starke Matches automatisch eine Phase weiter
- Alle anderen bekommen eine Antwort statt Funkstille
Das Nachhaken, das Sie immer vergessen
Erinnerungen, Nachfragen und zeitversetzte Absagen gehen nach Plan raus – nicht erst, wenn jemand daran denkt.
- Nachfassen ein paar Tage nach einer Einladung
- Verzögerte Absagen, die nie wie ein Schnellschuss wirken
- Storniert, sobald der Kandidat antwortet
Phasenwechsel, die ihren Papierkram gleich mitbringen
Wer jemanden in eine Phase verschiebt, sollte damit gleich alles auslösen, was diese Phase braucht – den Fit Score, die Notiz für den Hiring Manager, den Angebotsentwurf.
- Fit Score beim Eintritt in die Phase neu berechnet
- Interne Notiz für den Hiring Manager
- Angebotsentwurf wartet auf Freigabe
Was Teams fragen, bevor sie eine Regel einschalten
So verhalten sich Automatisierungen in Hireall.
Automatisierung in der Recruiting-Software Hireall besteht aus Wenn-dann-Regeln, die an Pipeline-Phasen hängen. Eine Regel greift, wenn sich jemand bewirbt, in eine Phase verschoben wird oder einen Test abschließt; optionale Bedingungen legen fest, für wen sie gilt. Als Aktion verschiebt sie Kandidaten, sendet eine E-Mail, fügt eine Notiz hinzu, berechnet einen AI Fit Score oder entwirft ein Jobangebot – sofort oder mit Verzögerung. Jede Ausführung wird protokolliert.
In Ihren Pipeline-Phasen. Öffnen Sie die Pipeline einer Stelle, klicken Sie auf die Phase und legen Sie Regeln unter den Auslöser-Blöcken an – „Bei Bewerbung“, „Bei manuellem Verschieben“ oder „Nach Abschluss des Tests“. Eine Regel gehört immer zu einer Phase, sodass ihr Geltungsbereich für alle klar ist, die die Stelle später übernehmen.
Den Kandidaten in eine andere Phase verschieben, eine E-Mail aus Ihren Vorlagen senden, eine Notiz zum Profil hinzufügen, einen AI Fit Score berechnen oder ein Angebot entwerfen. Jede Aktion läuft sofort oder nach einer Verzögerung, die Sie festlegen. Einladungen zu Videointerviews, Tests und Dokumentenanfragen versenden Sie aus dem Kandidatenprofil, Interviews planen Sie im Kalender.
Ja – genau dafür gibt es Bedingungen. Filtern Sie nach Antworten auf Vorauswahlfragen, dem AI Fit Score oder Profilfeldern wie Universität, Studiengang, Notendurchschnitt, Stadt und Land, mit Operatoren wie „ist gleich“, „ist eines von“, „größer als“ und „kleiner als“. Mit einem Sonst-Zweig legen Sie fest, was mit allen passiert, die nicht passen. Ganz ohne Bedingungen gilt die Regel für alle Kandidaten.
Der Schritt wird storniert und mit Grund als übersprungen protokolliert – etwa weil der Kandidat die Phase verlassen oder eine Absage erhalten hat. Automatisierungen laufen niemandem in eine Situation hinterher, die sich längst geändert hat.
Nein. Verzögerte Schritte halten sich an ein Fenster innerhalb der Arbeitszeiten und werden ins nächste freie Zeitfenster verschoben, wenn sie sonst nachts oder am Wochenende fällig wären. Sofortige Schritte gehen weiterhin direkt raus, denn sie sind die unmittelbare Reaktion auf etwas, das ein Recruiter gerade getan hat. Das Fenster richtet sich nach der Zeitzone Ihres Unternehmens – bei E-Mails an Kandidaten nach der Zeitzone der Stelle –, und Sie können eigene Tage und Uhrzeiten festlegen. Mehr dazu auf der Zeitzonen-Seite.
Die Automatisierung ist Teil der Pipeline – ein separates Workflow-Produkt müssen Sie nicht kaufen. Details zu den Tarifen finden Sie auf der Preisseite.
Automatisierung gehört zur Pipeline – kein separates Produkt.
Keine Gebühr pro Regel, kein Workflow-Add-on, kein externes Automatisierungstool, das Sie anbinden müssen. Legen Sie so viele Regeln an, wie Ihre Phasen brauchen.
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Erzählen Sie uns von Ihren offenen Stellen und Ihrer Teamgröße – wir zeigen Ihnen, wie Hireall in Ihren Recruiting-Prozess passt und welcher Tarif der richtige ist.
Vertrieb kontaktieren Abrechnung pro Unternehmen, nicht pro Nutzer